Selon les procédures applicables à l’IGF, les missions confiées à une équipe de mission doivent faire l’objet d’une lettre de mission précise (ordre de mission). A cette fin, le Directeur Général de l’IGF lance la mission en liaison avec le Responsable de Direction concerné et désigne les membres de l’équipe de la mission.
Le Directeur Général de l’IGF transmet la note de cadrage de la mission à l’équipe de mission fixant le champ d’intervention (Objectifs, périmètre et type d’intervention), le contexte, l’objectif, l’enjeu, approche stratégique, ainsi que les délais et la forme des livrables.
L’Equipe de mission prépare ensuite un programme de travail devant inclure une description de la nature et de l’étendue des contrôles. Il est en effet essentiel pour toute mission, en particulier celle diligentée à la demande d’un ordonnateur (commanditaire), à la fois pour des raisons d’efficacité mais également de responsabilité de l’équipe de mission, que le cadre, les modalités de la mission et les dates des « livrables » (rapports ou notes) soient expressément définis.
Pour ce qui a trait aux modalités d’intervention, les missions de l’IGF sont effectuées sur place et sur pièce. L’équipe de mission dispose de tous les pouvoirs d’investigation nécessaires à l’accomplissement de leurs travaux dans le cadre des règles et normes professionnelles en vigueur.
Préalablement à la phase de prise de connaissance de l’entité auditée, il est important que l’intervention de l’IGF soit précédée par l’émission d’un ordre de mission qui soit signé par le Directeur Général de l’IGF ou le Ministre de l’Economie et des Finances.
L’ordre de mission est le mandat donné par la hiérarchie à l’équipe de mission pour informer les responsables concernés de l’entité à auditer de son intervention imminente pour la réalisation des missions planifiées à l’avance.
L’ordre de mission permet de :
- présenter les inspecteurs en charge de la mission en question,
- prévenir les audités sur les objectifs de la mission afin qu’ils aient le temps de s’organiser et de préparer toute la documentation nécessaire et utile au déroulement de la mission,
- préciser la ou les entité(s), la ou les fonction(s), le ou les service(s) et les audités concernés; il explique, par ailleurs, les circonstances de la mission,
- préciser les modalités d’intervention : où, quand, qui et comment,
- accréditer l’équipe chargée de la mission et légitimer son intervention.
Par le moyen de cet ordre de mission, les inspecteurs en charge de la mission sont habilités et autorisés à accéder à toute la documentation nécessaire pour la réalisation des différents travaux dans le cadre de la mission ainsi qu’aux documents et personnes concernées.
Pour les missions qui comportent notamment des choix importants ou des difficultés particulières ou pour lesquelles le périmètre est à préciser en fonction des premières constatations effectuées, une réunion est organisée entre le commanditaire ou son représentant et l’équipe de mission sur la base d’une note de cadrage qui a vocation à structurer les travaux de la mission et à informer le commanditaire ou son représentant de la compréhension de la « commande » par l’équipe de mission et de l’organisation retenue pour les investigations.
Cette note est soumise au visa du commanditaire de la mission ou son représentant.
La note de cadrage de la mission a le contenu type suivant :
- Le cadre légal de la mission.
- Le contexte de la mission.
- L’objet de la mission.
- L’enjeu de la mission.
- La portée de la mission.
- L’approche méthodologique.
- La détermination du seuil de signification.
- Le calendrier prévisionnel de la mission.
- L’identification des utilisateurs des résultats de la mission.
Lors de la préparation de la réunion d’ouverture de la mission, la note de lancement qui est la lettre d’annonce de la mission est transmise à l’entité auditée par l’IGF.
La lettre de lancement de mission précise en particulier :
- rappel du contenu de l’ordre de mission ;
- rappel du contenu de la note de cadrage de la mission ;
- la date prévue de remise des livrables (rapport intérimaire, rapport final…) ;
- etc.
La lettre de lancement de la mission doit être annexée de l’ordre de mission et de la note de cadrage de la mission en cas d’une requête ponctuelle. Dans le cas contraire, elle sera transmise ultérieurement à l’entité auditée avant ou à la fin de la phase de planification.