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DEROULEMENT D’UNE MISSION

Les règles de conduite des missions selon les normes internationales sont communes à toutes les natures de missions effectuées par l’Inspection Générale des Finances.

Le caractère professionnel d’une mission de l’IGF se caractérise à la fois par une démarche générale pour la conduire et par des techniques et des outils à utiliser. Elle se termine par la rédaction d’un livrable (rapport) dont le contenu est défini avec précision.

La conduite de la mission nécessite que les Inspecteurs des finances maîtrisent les méthodes et les techniques de vérification et d’audit au sens large et qu’ils acquièrent une connaissance suffisante des activités, des données et des informations qui font l’objet de leurs travaux. Les inspecteurs doivent également prendre en considération l’environnement juridique  (textes administratifs, budgétaires, comptables), économique et  financier.

Les missions de l’IGF portent sur des informations chiffrées ou littéraires qui revêtent diverses formes :

  • Informations historiques, ou prévisionnelles ;
  • Informations analytiques ou synthétiques ;
  • Informations internes ou externes à l’entité émettrice contrôlée ;
  • Informations dûment formalisées ou insuffisamment formalisées.

L’expression de l’opinion de l’auditeur est toujours fondée par rapport à des critères de qualité des informations et de leurs procédures de traitement. Les critères essentiels sont la régularité, la pertinence, l’efficacité et l’efficience des systèmes et des informations qui en sont issues. Ces critères se déclinent ensuite selon la nature de la mission : la réalité et l’exhaustivité des données notamment comptables et budgétaires, l’évaluation de certains éléments, en particulier les provisions, la fiabilité et la rapidité des enregistrements, etc.

Les missions de l’IGF s’attachent également à optimiser l’utilisation des ressources tant matérielles qu’humaines et à améliorer l’utilité des informations produites, notamment dans les missions d’audit (fluidité des circuits d’information) et les missions d’évaluation de performances (indicateurs). Ainsi, les missions de l’IGF constituent un processus de collecte, de mise à jour et d’analyse d’informations provenant de sources variées, ayant pour objectif final l’adoption de décisions ainsi que la formulation de conclusions et, le cas échéant, d’opinions d’audit fondées sur un jugement professionnel rigoureux.

La méthodologie de conduite des missions de l’IGF suit une approche systématique et méthodique en 4 phases :

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L’objectif de la planification est d’exécuter des activités permettant de minimiser, à un niveau raisonnablement faible pour être tolérable, le risque d’aboutir à une conclusion ou, le cas échéant, à une opinion erronée sur l’objectif de la mission.

Pour ce faire il va falloir :

  • identifier les principaux objectifs de l’entité auditée et recenser les risques généraux associés ;
  • définir les domaines, fonctions, activités, processus, procédures, tâches et opérations à examiner;
  • définir les structures à visiter ;
  • définir les entretiens à réaliser ainsi que les personnes à rencontrer ;
  • découper en stades chronologiques le processus en procédures élémentaires, ou en « objets auditables » afin de déterminer pour chaque stade, les objectifs spécifiques ainsi que les risques y afférents ;
  • analyser l’environnement de contrôle interne, et le cas échéant l’environnement informatique ;
  • évaluer pour chaque étape du processus le niveau des risques inhérents, et apprécier pour ceux qui présentent un niveau significatif leur degré de maîtrise en évaluant le niveau des risques liés au contrôle.

La planification a pour finalité la production du plan d’enquête, qui engage les ressources et définit la stratégie générale de la mission.

Ainsi, l’équipe de mission doit établir une stratégie générale d’audit, dûment documentée, définissant l’étendue, le calendrier, l’approche, la démarche de la mission  et donnant les lignes directrices pour l’établissement d’un programme de travail.

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La phase d’exécution de la mission ou phase d’examen consiste à concevoir et mettre en œuvre les procédures d’audit prévues dans la phase de planification, modifiées si nécessaire au cours de la mission, et à en évaluer les résultats.

L’équipe de mission doit concevoir et mettre en œuvre des procédures d’audit de nature à lui permettre de recueillir des éléments probants suffisants et appropriés pour pouvoir tirer des conclusions raisonnables sur lesquelles fonder son opinion d’audit.

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La phase de conclusion ou restitution consiste à élaborer et présenter les résultats de la mission dans le rapport de mission.

Le rapport de mission dans lequel l’équipe de la mission présente son opinion fondée sur les résultats de sa mission se fait généralement en deux (2) moments : la rédaction du rapport intérimaire et la rédaction du rapport final.

Le Rapport Intérimaire

Après classement, analyse et synthèse des informations collectées et entretiens avec les audités pour recueillir leurs réactions (validation des constats), l’équipe de mission rédige le rapport intérimaire de la mission qui a pour objectif de présenter son opinion à l’ordonnateur de la mission « commanditaire » pour recueillir ses suggestions éventuelles et a l’entité auditée pour recueillir ses réactions et commentaires potentiels.

Le Rapport Final

A la réception des réactions et des commentaires de l’entité auditée, l’équipe de la mission les analyse afin de déterminer leurs conséquences sur l’opinion émise.

A l’issue de cette étape, est rédigé le rapport final qui est le rapport intérimaire tenant compte, si nécessaire, des positions et des commentaires de l’entité auditée et qui contient une demande de plan d’action. Cette demande est accompagnée d’une note d’information sur la manière d’élaborer un plan d’action.

La Documentation d’audit

La documentation d’audit se définit comme la conservation dans les dossiers de la trace des procédures d’audit réalisées, des éléments probants pertinents recueillis et des conclusions auxquelles l’auditeur est parvenu.

Le dossier d’audit est défini comme comprenant un ou plusieurs classeurs ou autres supports d’archivage, sous une forme physique ou électronique, contenant la documentation relative à la mission.

Des dossiers de travail sont systématiquement créés et utilisés dans la mission, afin de documenter les travaux effectués, qui doivent être dûment formalisés, d’apporter la preuve des diligences effectuées et d’étayer l’opinion exprimée dans les livrables.

Ces dossiers permettent également de mieux organiser et de maîtriser toute mission et ainsi d’obtenir un niveau de grande qualité et d’homogénéité des travaux, quel que soit l’auditeur l’effectuant.

Les dossiers peuvent être organisés en sous-dossiers facilitant, notamment lors d’une mission étendue, leur utilisation et leur consultation.

Pour les missions récurrentes, il est conseillé de créer un dossier appelé dossier permanent comprenant les éléments pouvant être utilisés chaque année contenant des données pouvant être utilisées pendant plusieurs périodes, sous réserve de leur actualisation.

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Le suivi et évaluation des recommandations fait objet d’une mission proprement dite. Cette mission vise à évaluer le progrès réalisé dans la mise en œuvre des recommandations de la mission afin de porter les corrections nécessaires. Aussi, elle permet de :

  • s’assurer de la mise en œuvre des recommandations formulées ;
  • reformuler si nécessaire les recommandations formulées ;
  • d’aboutir avec les objectifs de la mission.

Le suivi des recommandations est réalisé :

  • soit par une équipe de mission de l’IGF ;
  • soit par une structure indépendante ;
  • soit par une structure relevant de l’entité auditée.

Pour faciliter le suivi des « livrables », il importe que les propositions et recommandations qu’ils contiennent soient bien argumentées et très explicites.

Le plan d’action établi par l’entité contrôlée en fonction des recommandations de l’équipe de mission constitue la base de cette phase importante de suivi de la mission.

Le suivi peut se définir comme un contrôle régulier, permanent, réalisé après la réception du plan d’action élaboré par l’Institution concernée en tenant compte des recommandations de la mission; donc cette étape est subdivisée en quatre phases :

  • Rédaction du calendrier de suivi et transmission aux parties concernées.
  • Préparation d’une grille d’évaluation pour apprécier les améliorations apportées par l’Institution.
  • Visites de suivi post-évaluation selon le calendrier d’activité de l’IGF ;
  • Rapport de suivi post-évaluation.

 

 

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